Cómo lograr que los conductores entreguen los recibos de los gastos

El recibo es lo único que dice que un gasto existió y cuánto costó. Sin él, un tanqueo, un peaje o un despinche son un recuerdo del conductor, y al liquidar el viaje la cuenta se vuelve una conversación sobre la palabra de cada uno. Casi siempre el problema no es de mala fe: los recibos se mojan, se pierden en la cabina o llegan juntos en una bolsa al final del viaje, cuando ya nadie se acuerda de qué era cada uno.

Esta guía es sobre cómo lograr que cada gasto llegue con su soporte, desde la carretera hasta la oficina. Cómo se cuadran después esos gastos contra el anticipo está en cómo liquidar un viaje a un conductor.

Por qué el recibo importa

El recibo sirve para tres cosas distintas, y conviene tenerlas claras porque cada una pide algo diferente:

1. Cuadrar el anticipo. Al liquidar, cada gasto que el conductor pagó con el anticipo se resta de lo que se le entregó. Con el recibo, el valor no se discute.
2. Soportar el costo ante la DIAN. Para que un costo se acepte en la declaración de renta, tiene que estar soportado con la factura o, cuando el proveedor no está obligado a facturar, con el documento soporte (Estatuto Tributario, artículo 771-2). Un gasto pagado de verdad, pero sin soporte, no se puede restar.
3. Controlar el camión. Los recibos del ACPM, con el odómetro, son los que permiten medir el consumo. El detalle está en cómo controlar el ACPM de cada camión.

Qué recibo pedir en cada gasto

En la carretera hay dos tipos de proveedores, y cada uno da un papel distinto.

El que factura. Las estaciones de combustible, los peajes, los parqueaderos y los talleres formales expiden la factura electrónica o un documento equivalente, como el tiquete POS electrónico, y lo tienen que hacer en el momento de la venta (Decreto 1625 de 2016, artículo 1.6.1.4.1, numeral 5). Lo importante es que salga a nombre de la empresa o del dueño del camión, con su NIT o su cédula. Si el conductor no da esos datos, el documento sale a “consumidor final”, que es lo que se usa cuando el comprador no se identifica (Oficio DIAN 900223 de 2022), y ese documento no dice quién compró.

El que no factura. El montallantas de la vía, quien ayuda a cargar a mano o el lavadero de un pueblo no están obligados a facturar. Aquí el soporte lo hace usted con el documento soporte, y para hacerlo necesita los datos del proveedor: nombre, cédula o NIT y lo que se le pagó. Un recibo de papel con esos datos, o una foto de la cédula del proveedor junto al valor, es suficiente para que la oficina lo haga después. Qué es y cuándo se hace está en documento soporte en el transporte de carga.

Cinco reglas que funcionan

1. La foto se toma en el momento de pagar. El papel se puede perder después; la foto tomada con el celular frente al surtidor o en la caseta del peaje, no. Pedirle al conductor que guarde los recibos para el final del viaje es la forma más segura de que no lleguen.
2. El NIT va con el conductor. Déle por escrito el nombre y el NIT de la empresa, o su cédula si el camión está a su nombre, para que los dicte en cada factura. Pegado en la cabina o guardado en el celular, se usa; de memoria, no.
3. Lo que se reconoce se acuerda antes del viaje. Qué gastos cubre el anticipo, cuáles no y qué soporte lleva cada uno se habla antes de salir, no al liquidar. Un gasto sin soporte se revisa con el conductor, con la ruta y la fecha a la mano.
4. Los gastos se revisan el mismo día o al siguiente. Una pregunta sobre un gasto se responde fácil mientras el conductor todavía se acuerda de dónde estaba. A fin de mes, ya no.
5. El conductor ve su propia cuenta. Cuando el conductor puede ver el anticipo que recibió y los gastos que ya están registrados, él mismo nota cuál falta. Una cuenta que solo ve la oficina se discute; una que ven los dos, casi no.

Un ejemplo en pesos

Un conductor sale con un anticipo de $1.500.000 y al terminar el viaje reporta estos gastos:

Gasto	Valor	Soporte
ACPM	$620.000	Factura electrónica a nombre de la empresa
Peajes	$210.000	Tiquetes de cada peaje
Cargue a mano	$150.000	Recibo de papel con nombre y cédula
Despinche	$40.000	Ninguno
Total reportado	$1.020.000

Con todos los gastos, al conductor le quedan $480.000 del anticipo, antes de su propio pago. Si el despinche no se reconoce, le quedan $520.000. Esos $40.000 son la discusión de la liquidación, y no existirían si la foto se hubiera tomado en el momento, aunque fuera de un papel escrito a mano con el nombre del montallantas.

Para la DIAN la cuenta es otra. El ACPM y los peajes están soportados con sus facturas. El cargue a mano necesita un documento soporte, que se puede hacer porque el recibo trae nombre y cédula. El despinche, sin ningún dato del proveedor, no se puede soportar.

Errores que cuestan plata

1. Recibir los recibos al final del viaje. Llegan incompletos, y lo que falta se anota de memoria.
2. Aprobar sin mirar el recibo. Un gasto aprobado sin comparar el valor con la foto es igual que un gasto sin recibo. Si no cuadra, es mejor devolverlo al conductor con el motivo que aprobarlo para no discutir.
3. Facturas a consumidor final. El conductor pagó y tiene el papel, pero el documento no dice que la compra fue de la empresa.
4. Dejar los gastos sin revisar hasta fin de mes. Las preguntas llegan cuando nadie se acuerda de las respuestas.

Preguntas frecuentes

¿Qué hago si el proveedor no me quiere dar factura?

Si está obligado a facturar, pídasela con el NIT de la empresa. Si no está obligado, pídale sus datos para hacer el documento soporte: nombre, cédula o NIT y el valor que se le pagó.

¿Me sirve una foto del recibo?

Para cuadrar el viaje con el conductor, sí. Para la DIAN lo que cuenta es la factura electrónica o el documento soporte; la foto le dice cuál de los dos tiene que buscar o hacer.

¿Qué pasa con un gasto que no tiene recibo?

Se revisa con el conductor al liquidar, con la ruta y la fecha del viaje a la mano, y se decide según lo que acordaron antes de salir. Ante la DIAN, un gasto sin factura ni documento soporte no se puede soportar.

¿Cada cuánto conviene revisar los gastos del conductor?

Lo ideal es el mismo día o al siguiente. Así cualquier duda se aclara mientras el viaje está fresco y la liquidación no trae sorpresas.

Cómo se hace en Flete

En Flete, el conductor registra cada gasto desde su celular en el momento en que paga. En Mis viajes abre el viaje, toca Escanear factura en la pestaña Gastos y le toma la foto al recibo. Flete lee el recibo y llena el valor, la descripción y la fecha, el conductor revisa los datos antes de guardar, y la foto queda adjunta en Comprobantes.

El gasto que registra el conductor entra como Sin aprobar. El propietario, el administrador o el contador lo compara con la foto y lo aprueba. Si el recibo no cuadra o falta, lo rechaza con el motivo, y el conductor lo corrige desde su celular y lo envía de nuevo. Un viaje no se puede liquidar mientras tenga gastos sin aprobar o rechazados. El conductor, por su lado, ve desde su celular los gastos, los anticipos y el saldo de cada uno de sus viajes.

Cuando el gasto es de un proveedor que no factura, el conductor lo registra igual, con la foto del recibo, y la oficina hace después el documento soporte desde ese mismo gasto. Las facturas electrónicas que los proveedores mandan al correo de recepción de la empresa llegan solas a Facturas recibidas.

Los pasos están en la ayuda, en registrar un gasto del viaje y aprobar los gastos.

Esta guía es informativa y no reemplaza la asesoría de un contador. Las normas citadas estaban vigentes el 15 de octubre de 2026.