Cómo controlar el ACPM de cada camión: consumo, tanqueos y chip

El ACPM es casi siempre el gasto más grande de un viaje. En el ejemplo de cómo calcular el precio de un flete, un Bogotá–Medellín con regreso vacío, el combustible es casi el 40 % de lo que cuesta hacer el viaje. Por eso una diferencia pequeña en el consumo, de un kilómetro por galón, termina siendo plata grande al final del mes.

Controlarlo tiene dos partes que conviene no mezclar. La primera es saber cuánto rinde el camión, que es una cuenta de kilómetros y galones. La segunda es saber que cada tanqueo que se pagó existió y llegó al tanque de ese camión, que es una cuenta de recibos, cobros y extractos.

Las tres formas en que se paga el ACPM

Antes de medir, conviene tener claro por dónde sale la plata, porque cada forma tiene su propio punto de control:

• El conductor tanquea con el anticipo. Paga en efectivo o con transferencia, y lo que gastó se le descuenta del anticipo al liquidar el viaje. El control es el recibo de cada tanqueo.
• La empresa paga con chip de combustible. El chip va instalado en el camión, cada tanqueo se carga a la cuenta de la empresa y el detalle llega en un extracto. El conductor no pone plata, así que ese tanqueo no se le descuenta del anticipo. El control es cuadrar el extracto, tanqueo por tanqueo.
• La empresa de transporte le da el ACPM como anticipo. Cuando la empresa que lo contrata le entrega combustible en vez de plata, ese ACPM es parte del anticipo del viaje y también es un gasto del camión. Cómo se lleva ese anticipo está en anticipo y saldo de un viaje de carga.

Cómo medir el consumo: de tanque lleno a tanque lleno

El rendimiento de un camión se mide en kilómetros por galón, y la forma más confiable de medirlo es la de tanque lleno a tanque lleno:

1. Llene el tanque hasta el tope y anote lo que marca el odómetro.
2. Trabaje normalmente con el camión.
3. En el siguiente tanqueo, vuelva a llenar hasta el tope y anote el odómetro y los galones que entraron.
4. Reste los dos odómetros y divida los kilómetros entre los galones de ese segundo tanqueo.

Los galones que entran al llenar son los que el camión gastó desde el tanqueo anterior, y por eso la cuenta funciona. Si un tanqueo no se llena hasta el tope, esa medición no sirve y hay que esperar al siguiente lleno.

Un dato suelto dice poco. Lo que sirve es anotar cada tanqueo, camión por camión, y comparar cada medición con lo que ese mismo camión rinde normalmente, cargado y en sus rutas de siempre. El catálogo del fabricante no es la referencia, porque un camión cargado en carretera de montaña no rinde lo mismo que vacío en plano.

Qué revisar cuando el rendimiento baja

Una medición por debajo de lo normal tiene casi siempre una explicación, y la mayoría no tiene nada que ver con la plata:

• La carga y la ruta. Más peso o más subida es más consumo. Compare viajes parecidos entre sí.
• El tanque no quedó lleno. Si en el tanqueo anterior no se llenó hasta el tope, la medición sale distorsionada.
• El estado del camión. Llantas con poco aire, filtros sucios o inyectores gastados suben el consumo de forma sostenida, no en un solo viaje.
• El motor encendido con el camión quieto. Las horas de espera para cargar o descargar con el motor prendido también gastan ACPM.
• El tanqueo que no llegó al tanque. Si después de revisar lo anterior la diferencia sigue, compare el recibo con el odómetro y con la ruta del viaje: la fecha, la estación y los galones tienen que cuadrar con por dónde iba el camión.

Lo que más ayuda es mirar la tendencia. Una baja que se repite en todos los viajes de un camión apunta al camión; una baja en un solo viaje apunta a ese viaje.

El chip de combustible: cuadrar el cobro de cada mes

Con el chip, cada tanqueo se carga a la cuenta de la empresa, sea con un cupo de crédito o con un saldo recargado antes. Que se pague después no cambia la factura: los distribuidores minoristas de combustible tienen que expedir la factura electrónica o el tiquete POS electrónico en el momento de cada venta, aunque se haya pactado pagar después (Concepto DIAN 1221 del 20 de diciembre de 2024, con el artículo 1.6.1.4.2 del Decreto 1625 de 2016, modificado por el Decreto 358 de 2020).

Para cuadrar el cobro, ponga lado a lado, para cada camión y cada mes, los tanqueos del extracto y los que usted tiene registrados. Cada línea del extracto tiene que corresponder a un tanqueo real de ese camión, en una fecha en que el camión estaba en ruta. Una línea que no reconoce, o dos tanqueos el mismo día en estaciones lejanas entre sí, se aclaran antes de pagar.

La factura de cada tanqueo

Pida en cada tanqueo la factura electrónica o el tiquete POS electrónico, y déle a la estación el NIT de la empresa o la cédula del dueño del camión. Si no lo da, el documento sale a “consumidor final”, que es lo que se usa cuando el comprador no entrega sus datos (Oficio DIAN 900223 de 2022), y ese documento no dice quién compró.

Cómo lograr que los conductores pidan y entreguen esos recibos sin falta está en cómo lograr que los conductores entreguen los recibos.

Un ejemplo en pesos

Un camión que normalmente rinde 10 kilómetros por galón registra estos tanqueos, todos de tanque lleno. La columna Km son los kilómetros recorridos desde el tanqueo anterior:

Fecha	Odómetro	Galones	Km	Km por galón
1 oct.	150.000	lleno
4 oct.	150.510	50	510	10,2
8 oct.	151.020	51	510	10,0
12 oct.	151.500	52	480	9,2

Los dos primeros están en lo normal. El del 12 de octubre está por debajo: para 480 kilómetros, a 10 kilómetros por galón, el camión debía gastar 48 galones y gastó 52. Son 4 galones de más, que a $11.600 el galón, lo que costaba en Bogotá en octubre de 2026, son $46.400 en un solo tanqueo.

Si esa baja se queda, la cuenta crece. Un camión que recorre 8.000 kilómetros al mes gasta 800 galones a 10 kilómetros por galón y unos 870 a 9,2. Son unos 70 galones de diferencia, cerca de $807.000 al mes con el mismo precio del galón. El primer paso es revisar la carga y la ruta de ese viaje; si los siguientes tanqueos siguen bajos, el camión necesita revisión.

Errores que cuestan plata

1. Medir sin llenar el tanque. Una medición con el tanque a medias da un rendimiento que no es real, para arriba o para abajo.
2. Comparar camiones distintos. Una tractomula y un sencillo no rinden lo mismo. Compare cada camión con su propia historia.
3. Pagar el extracto del chip sin cuadrarlo. Una vez pagado, aclarar un tanqueo que no se reconoce es mucho más difícil.
4. Recibir recibos sin odómetro. Sin el kilometraje del momento, el recibo prueba que se pagó, pero no permite medir el consumo.
5. Mezclar el ACPM del chip con el del anticipo. El tanqueo del chip no lo pagó el conductor; si se le descuenta del anticipo, la liquidación del viaje sale mal.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos kilómetros por galón debe rendir mi camión?

Depende del camión, de la carga y de la ruta, y por eso la mejor referencia es el mismo camión. Mida varios tanqueos de tanque lleno en sus rutas normales, y lo que salga de ahí es su rendimiento normal.

¿La estación me tiene que dar factura si pago con chip?

Sí. La DIAN dice que el distribuidor minorista de combustible expide la factura electrónica o el tiquete POS electrónico en el momento de la venta, aunque el pago se haga después según el contrato de suministro (Concepto 1221 de 2024).

¿El ACPM que me da la empresa de transporte es un gasto mío?

Sí. Es parte del anticipo del viaje, porque se lo descuentan de lo que le van a pagar, y a la vez es combustible que gastó su camión.

¿Cada cuánto conviene revisar el consumo?

En cada tanqueo de tanque lleno se puede calcular, y cada mes conviene mirar la tendencia de cada camión, al mismo tiempo que se cuadra el extracto del chip.

Cómo se hace en Flete

En Flete cada tanqueo es un gasto del viaje, con la foto del recibo. Si lo pagó el conductor con la plata del anticipo, en Descuenta del anticipo se deja Sí, y el tanqueo se le descuenta al liquidar. Si lo pagó la empresa con el chip, se deja No, en Medio de pago se elige Tanqueo con chip y en Fecha de pago va el día del cobro. Todo gasto que registra el conductor entra sin aprobar hasta que el propietario, el administrador o el contador lo revisa contra la foto.

Los tanqueos pagados con chip se ven juntos en Gastos, Tanqueos con chip: todos los vehículos, con lo que se les cobró en el mes por el día del cobro, que es lo que hay que cuadrar contra el extracto. Al abrir un vehículo salen sus tanqueos uno por uno.

Flete no lleva los kilómetros ni los galones de cada tanqueo como campos aparte. Para medir el consumo, anote el odómetro y los galones en la Descripción del gasto, por ejemplo “ACPM 52 galones, odómetro 151.500”, y haga la cuenta de tanque lleno a tanque lleno con esos datos. Lo que el ACPM pesa en el negocio sale en la utilidad de cada vehículo, mes a mes.

Cómo se registra un gasto desde el celular está en la ayuda, en registrar un gasto del viaje.

Esta guía es informativa y no reemplaza la asesoría de un contador. Las normas citadas estaban vigentes el 15 de octubre de 2026.