Contabilidad para vehículos de carga.

Si usted tiene vehículos de carga, le aseguro que tiene por lo menos uno de los siguientes problemas: El primero es que nunca tiene claro cuál empresa le debe saldos, ni sabe exactamente cuánto dinero está pendiente por cobrar porque no lleva una lista organizada de los viajes con sus respectivos pagos. Otro de los problemas es que el conductor hace dos, tres o cuatro viajes y usted tiene que esperar días para hacer cuentas con él. Durante ese tiempo, pueden aparecer descuadres en las cuentas, e incluso es probable que el conductor pierda la planilla o el cuaderno donde tiene anotados los gastos.

A esto súmele que para intentar llevar las cuentas claras, lo más común es terminar transcribiendo toda la información de cada planilla a Excel, perdiendo horas y horas en esa tarea. Y a la hora de facturar ante la DIAN el problema continúa: el sistema gratuito es lento y enredado de manejar, mientras que pagar un software de facturación externo resulta costoso y poco adaptado al transporte. Y de hecho, a la hora de facturar un viaje ante la DIAN, tienen que volver a escribir la información del viaje.

Eso es un triple trabajo: primero lo escribe el conductor en una planilla, luego usted lo pasa a Excel y nuevamente tiene que digitar los datos al momento de generar la factura de venta. Y por último, es muy probable que usted no tenga claro cuánto está ganando mensualmente, y mucho menos cuánto está generando en realidad cada vehículo. Si tiene cualquiera de estos dolores de cabeza, Flete es la herramienta para resolverlos: una aplicación web donde usted podrá registrar cada viaje y llevar la contabilidad de todos los cobros, anticipos al conductor, gastos, liquidación y facturación electrónica en un solo lugar.

Con Flete, cada anticipo o pago de saldo de la empresa podrá ser registrado en su respectivo viaje, y el sistema de manera automática calculará el saldo pendiente de cada uno de los viajes de una o varias empresas. Por otro lado, el registro de los gastos es sumamente sencillo. El conductor, desde su celular, registra cada uno de los gastos y de inmediato llegan a su empresa, sin riesgos de perder información y sin necesidad de transcribir datos a Excel.

Lo único que usted debe hacer es aprobar, modificar o rechazar los gastos que ha creado cada conductor; e incluso, si es necesario, usted mismo puede registrar gastos. Además, podrá llevar el control de los anticipos entregados al conductor y saber en todo momento cuánto le quedó del anticipo en ese viaje. Por otra parte, el conductor ya no tiene que llenar una planilla manual: con Flete podrá generar un PDF con la información del viaje y la lista de gastos y anticipos.

Y lo mejor de todo, a cada gasto que se registre, usted podrá generarle un documento soporte de manera rápida y muy sencilla. Ya que hablamos de la DIAN, la facturación de viajes en Flete también es muy fácil: simplemente seleccione los viajes que desea facturar y, en cuestión de segundos, emite la factura sin necesidad de salir de la aplicación. Y por último, con Flete tendrá la capacidad de saber con exactitud cuánto está ganando mes a mes, cuánto beneficio le está dejando cada vehículo y cuál es la rentabilidad real de todo su negocio.