Política de privacidad

Esta es también nuestra política de tratamiento de datos personales, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013.

Quién es el responsable

Flete es un servicio de Juan Diego Gómez Chavarro, persona natural, NIT 1.007.521.280-8, con domicilio en Pereira, Risaralda, Colombia, y dirección Calle 82 #34-65, Torre 3, Apartamento 804. Quién está detrás de Flete y cómo trabaja está en Sobre Flete.

• Correo: soporte@flete.com.co
• WhatsApp: +573218739449

El área de Soporte atiende las consultas y los reclamos sobre sus datos.

Dos papeles distintos

Flete es una plataforma que usan empresas de transporte. Por eso tratamos datos de dos formas:

• Como responsables, de los datos de su cuenta y de cómo usa la plataforma.
• Como encargados, de los datos que una empresa registra en Flete sobre su operación: sus empleados y conductores, sus terceros, sus vehículos, viajes, gastos, nómina y facturas. Los tratamos por cuenta de esa empresa y siguiendo sus instrucciones. La empresa es la responsable de esos datos y debe contar con la autorización de las personas a las que pertenecen.

Si usted es empleado o tercero de una empresa que usa Flete, puede dirigirse a esa empresa o a nosotros.

Qué datos recogemos

Su cuenta

Si entra con Google, recibimos su nombre, su correo y su foto de perfil, y no recibimos ni guardamos su contraseña de Google. Si entra con su correo, recibimos el nombre y el correo que escribe al registrarse, y para entrar le llega un código a ese correo. De cada sesión abierta registramos el dispositivo, el navegador, la dirección IP y la ubicación aproximada que se deduce de ella, para mostrarle sus dispositivos activos y proteger la cuenta.

Lo que registra la empresa

• De empleados y conductores: nombre, tipo y número de identificación, teléfono, contactos, fotos, documentos como la licencia y el rol en la empresa.
• Para la nómina: salario, fechas de ingreso y retiro, dirección, cuenta bancaria y ausencias (vacaciones, incapacidades y licencias, con sus fechas y una descripción opcional).
• Viajes, anticipos, gastos, pagos, comprobantes y fotos de entrega.
• Vehículos: placas, documentos y fotos.
• Terceros: nombre o razón social, NIT o cédula, dirección, correo, teléfono y contactos.
• Facturas, notas y demás documentos electrónicos que la empresa emite ante la DIAN, y los correos que envía o recibe a través de Flete.

Lo que usted sube

Las fotos de comprobantes y documentos que toma con la cámara o elige de su galería (solo las que usted elige) y las sugerencias que nos envía.

Uso y errores

Las pantallas que visita, las acciones que hace, los errores de la aplicación, el navegador, el tipo de dispositivo y el sistema operativo. También grabamos las sesiones para entender cómo se usa Flete y corregir errores: en esas grabaciones lo que usted escribe en los campos queda tapado, pero el resto de la pantalla se ve, incluidas las imágenes.

Pagos

Cuando una empresa paga su suscripción, el pago se hace con Factus Pay, con un código QR que se escanea desde la app del banco. Flete no recibe ni guarda los datos de su cuenta bancaria.

Lo que no recogemos

No recogemos su ubicación por GPS, los contactos de su teléfono, audio ni datos biométricos.

Para qué los usamos

• Darle acceso a Flete y mantener su cuenta segura.
• Prestarle el servicio a la empresa: registrar viajes, gastos, anticipos, pagos y nómina; calcular saldos y reportes; emitir documentos electrónicos ante la DIAN; y enviar y recibir los correos de facturación.
• Leer automáticamente los comprobantes, manifiestos y archivos de Excel que usted decide escanear o importar.
• Cobrar la suscripción.
• Atender sus solicitudes de soporte.
• Mejorar la plataforma y corregir errores.
• Cumplir nuestras obligaciones legales.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad.

Con quién los compartimos

Con la empresa a la que usted pertenece, que ve lo que se registra en ella según los permisos de cada persona.

Con los proveedores que nos prestan servicios, cada uno solo con lo que necesita para hacerlo:

• Encore Cloud: servidores, base de datos y archivos.
• Clerk: inicio de sesión, cuentas y el envío de los códigos para entrar.
• Google: el inicio de sesión con Google y Gemini, que lee los documentos que usted escanea.
• PostHog: analítica de uso, errores y grabaciones de sesión.
• Resend: envío y recepción de correos.
• Factus: el proveedor tecnológico de facturación electrónica, que transmite los documentos a la DIAN.
• Factus Pay: el pago de la suscripción.
• Cloudflare: la publicación de la plataforma web y de este sitio, y el correo de soporte.

Con las autoridades: la DIAN recibe los documentos electrónicos que la empresa emite, y entregamos datos a cualquier autoridad que los pida conforme a la ley.

Transferencia fuera de Colombia

Varios de estos proveedores guardan o procesan los datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Solo trabajamos con proveedores que protegen los datos con medidas de seguridad, y al usar Flete usted autoriza esta transferencia.

Cuánto tiempo los conservamos

• Su cuenta: mientras exista. Si la elimina, se borran su perfil y sus documentos (vea cómo eliminar su cuenta).
• Los datos de la empresa: mientras la empresa use Flete, y después durante el tiempo que exija la ley contable, tributaria o laboral.
• Los datos de uso y las grabaciones: por un tiempo limitado, solo para entender el uso y corregir errores.

Eliminar su cuenta

Escríbanos a soporte@flete.com.co desde el correo de su cuenta y la eliminamos. Qué se borra y qué conserva cada empresa está en Eliminar su cuenta.

Seguridad

Toda la comunicación con Flete va cifrada (HTTPS). Cada empresa solo ve sus propios datos, y dentro de ella cada persona solo lo que sus permisos le dejan ver. Las credenciales de facturación electrónica se guardan cifradas. Ningún sistema es completamente seguro: si ocurre un incidente que afecte sus datos, se lo informaremos y lo reportaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Sus derechos

Como titular de sus datos, usted puede:

• Conocerlos, actualizarlos y rectificarlos.
• Pedir prueba de la autorización que nos dio.
• Saber para qué los hemos usado.
• Revocar la autorización y pedir que los borremos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder a ellos gratis.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cómo ejercerlos

Escríbanos a soporte@flete.com.co desde el correo de su cuenta, o por WhatsApp, con su nombre, su número de identificación y lo que pide.

• Consultas (conocer sus datos o cómo los usamos): le respondemos en máximo 10 días hábiles. Si necesitamos más tiempo, se lo avisamos, y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar o borrar sus datos, o reportar que no cumplimos esta política): le respondemos en máximo 15 días hábiles. Si necesitamos más tiempo, se lo avisamos, y respondemos en máximo 8 días hábiles más.

Si después de este trámite no queda satisfecho, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en sic.gov.co.

Datos sensibles y menores de edad

No le pedimos datos sensibles. En las incapacidades basta con las fechas: le pedimos no escribir diagnósticos en la descripción. Flete es para personas mayores de edad y no está dirigida a menores.

Su autorización

Al crear su cuenta y usar Flete, usted autoriza el tratamiento de sus datos como lo describe esta política y acepta los términos de uso. Puede revocar esa autorización en cualquier momento, como se explica arriba.

Cambios a esta política

Si la cambiamos, publicaremos aquí la versión nueva con su fecha. Si el cambio es importante, se lo avisaremos en la aplicación o por correo antes de aplicarlo.

Vigencia

Esta política rige desde el 24 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras Flete preste el servicio y durante el tiempo que exija la ley.