Cómo llevar las cuentas de un camión en sociedad

En Colombia es común que un mismo dueño tenga camiones a su nombre y otros comprados con un socio: un familiar, un amigo o el conductor que puso parte de la cuota inicial. Cada sociedad es un negocio aparte, con su propia plata y sus propias cuentas, y casi todos los problemas entre socios empiezan cuando esas cuentas se mezclan o cuando solo uno de los dos las puede revisar.

Qué acordar antes de empezar

• La participación de cada uno. El porcentaje del camión que es de cada socio, según lo que puso cada uno. Es el que se usa para repartir la utilidad y para dividir el valor si un día se vende.
• Quién administra. Uno de los socios lleva el día a día: consigue los viajes, entrega los anticipos y paga los gastos. El otro revisa. Si el que administra cobra por hacerlo, ese pago es un gasto de la sociedad, como cualquier otro.
• Qué pasa si uno de los socios maneja. Lo que gana como conductor es un pago del viaje, aparte de su parte de la utilidad. Mezclar las dos cosas es la discusión más común. Cómo se cuadra ese pago con el anticipo está en cómo liquidar un viaje a un conductor.
• Cada cuánto se reparte. Una vez al mes es lo más fácil de revisar.
• Cuánto se guarda para el camión. Un fondo para llantas, mantenimiento y los meses con poca carga, que sale antes de repartir.
• Qué pasa si uno se quiere salir. A quién le ofrece primero su parte y cómo se le pone precio.

Lo mejor es dejarlo por escrito y firmado por los dos. Si quieren formalizar la sociedad, por ejemplo como una S.A.S., un contador o un abogado les dice qué les conviene.

Separe la plata del camión de la suya

Los fletes de la sociedad entran a una cuenta de la sociedad, y de ahí salen sus gastos. Si los fletes de su camión propio y los del camión en sociedad caen en la misma cuenta, al final del mes nadie puede decir con certeza cuánto dejó cada uno, y el socio tiene que creerle a usted en vez de poder revisarlo.

Lo mismo pasa con los gastos: el ACPM de un camión no se paga con la plata del otro, aunque los dos sean suyos en parte.

Cómo se calcula lo que se reparte

Primero se saca la utilidad del mes, con todo lo que el camión ganó y gastó:

Utilidad del mes = fletes del mes − gastos de los viajes − pagos al conductor − gastos fijos

Los gastos fijos son los que llegan aunque el camión no se mueva: la cuota del crédito, el seguro, el SOAT y la revisión técnico-mecánica repartidos por mes, y el parqueadero. De la utilidad sale el fondo para el camión, y lo que queda se reparte según la participación de cada uno:

Lo que se reparte = utilidad del mes − fondo para el camión

Parte de cada socio = lo que se reparte × su porcentaje

Un ejemplo en pesos

Una tractomula de dos socios: Jorge puso el 60 % y Andrés el 40 %. Ninguno de los dos la maneja, y acordaron guardar el 10 % de la utilidad para llantas y mantenimiento. En el mes hizo cuatro viajes:

Concepto	Valor
Fletes de los cuatro viajes	$18.000.000
ACPM, peajes, cargues y demás gastos de los viajes	−$8.400.000
Pagos al conductor	−$1.800.000
Cuota del crédito	−$3.200.000
Seguro y demás gastos fijos del mes	−$900.000
Utilidad del mes	$3.700.000
Fondo para el camión (10 %)	−$370.000
Lo que se reparte	$3.330.000

A Jorge le tocan $1.998.000, el 60 %, y a Andrés $1.332.000, el 40 %.

Si uno de los clientes todavía no ha pagado su flete, esa plata no está en la cuenta. Lo que le toca a cada socio de ese viaje se entrega cuando el cliente pague, no antes.

Camiones propios y camiones en sociedad

Si además tiene camiones solo suyos, llévelos como un negocio aparte de cada sociedad. Su socio tiene derecho a ver las cuentas del camión que comparten, no las de los demás, y los gastos fijos de un camión propio no deben terminar repartidos con la sociedad.

Con varias sociedades pasa lo mismo: cada una con sus camiones, sus cuentas y su reparto, aunque las administre la misma persona.

Cuatro errores que dañan una sociedad

1. Pagar gastos personales con la plata del camión. Aunque se devuelva después, la cuenta deja de cuadrar y el socio no tiene cómo saber qué fue.
2. Repartir lo que todavía no se ha cobrado. Una factura que el cliente paga a 60 días no es plata disponible, y si se reparte antes, alguien termina poniendo de su bolsillo.
3. Que solo uno vea los números. Cuando las cuentas las lleva un socio y el otro las conoce solo por lo que le cuentan, cualquier diferencia se vuelve sospecha.
4. Corregir un mes ya repartido sin avisar. Un gasto que cambia después del reparto cambia lo que le tocaba a cada uno. Si hay que corregirlo, se corrige con el socio enterado.

Cómo se hace en Flete

En Flete cada sociedad es una empresa aparte dentro de la misma cuenta. Usted crea una empresa para sus camiones propios y una por cada sociedad, y pasa de una a otra desde «Mis empresas». Cada una tiene sus vehículos, sus viajes, sus gastos y sus cuentas, sin mezclarse con las demás. Cómo se crea cada empresa está en la ayuda: crear su empresa.

Su socio entra con su propio usuario y el rol de socio: ve los viajes, los gastos, los cobros y los reportes de la sociedad, sin poder cambiarlos, y no ve sus otras empresas. También le llegan los avisos de lo que no debería pasar sin que se entere, como un viaje liquidado que se volvió a abrir o plata que se movió en un mes ya cerrado.

Cada gasto del conductor entra como pendiente hasta que alguien lo aprueba, y cada cambio queda en el historial: quién lo hizo, cuándo y qué decía antes. En el inicio de Flete, los dos ven la utilidad de la sociedad y la de cada vehículo, mes a mes y del año, y el reporte anual en Excel trae una hoja por placa.

Flete no reparte la utilidad entre los socios: le da el número de la sociedad, y el reparto por porcentaje se hace con la cuenta de arriba.

Cómo se controlan los gastos de cada camión está en control de gastos para camiones y tractomulas, y lo demás que hace Flete, en sus funciones.