Documento soporte en el transporte de carga: cuándo se hace y cuánto le ahorra

En la carretera se le paga a mucha gente que no factura: el montallantas, el lavadero, quien ayuda a cargar a mano o el taller de un pueblo. Para que esos pagos le cuenten como costos en la declaración de renta, la ley le pide un papel que los respalde, y cuando el proveedor no está obligado a facturar, ese papel lo hace usted: es el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.

Qué es y quién lo hace

Según la DIAN, el documento soporte es el documento que genera el comprador para acreditar la compra de un bien o de un servicio cuando el vendedor no está obligado a expedir factura de venta ni documento equivalente. Lo deben generar quienes compran y necesitan soportar costos, deducciones o impuestos descontables en la declaración de renta.

Es electrónico desde el 1 de agosto de 2022, y hoy sus reglas están en la Resolución Única 000227 de 2025 de la DIAN, en la Parte 1, Título 5, Capítulo 2, que compiló la Resolución 000167 de 2021.

Por qué importa: sin soporte, el gasto no se descuenta

Para que un costo o una deducción se acepten en la declaración de renta, tiene que estar soportado con la factura de venta o, cuando el proveedor no está obligado a facturar, con el documento soporte (Estatuto Tributario, artículo 771-2). Un gasto pagado de verdad, pero sin soporte, no se puede restar al calcular el impuesto.

Qué gastos de un camión lo necesitan

Los que le paga a alguien que no está obligado a facturar. En el transporte aparecen seguido:

• servicios en la carretera: despinches, lavado, parqueaderos o arreglos pequeños;
• el cargue o el descargue a mano que contrata usted;
• el pago a un conductor independiente que no factura, con contrato de prestación de servicios.

Si el proveedor sí está obligado a facturar, lo que corresponde es pedirle la factura electrónica, no hacer el documento soporte. Y si quien trabaja para usted es un empleado, sus pagos van por nómina, no por documento soporte.

Qué tiene que llevar

La DIAN pide, entre otros requisitos:

1. La denominación “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar”.
2. La fecha de la operación, que es la misma de la generación del documento.
3. Los nombres y el NIT del vendedor o de quien prestó el servicio.
4. Los nombres o la razón social y el NIT de quien compra.
5. Un número de un rango autorizado por la DIAN, con su vigencia.
6. La descripción del bien o del servicio y el valor total.
7. La firma de quien lo genera, el formato electrónico de la DIAN y el código único CUDS.

Cuándo se envía a la DIAN

El documento soporte se transmite a la DIAN para validación:

• en el momento de cada compra, o
• cada semana, a más tardar el último día hábil, si son compras repetidas al mismo proveedor y se acumulan en un solo documento.

Si hay un error, se corrige con una nota de ajuste. Si factura poco, la DIAN tiene un servicio gratuito para generarlo.

Si le paga a un contratista independiente

Cuando el pago es por un servicio de una persona natural que no es su empleado, como un conductor por prestación de servicios, para deducirlo además tiene que verificar que esa persona esté afiliada y al día con sus aportes a la seguridad social por lo que le paga (Estatuto Tributario, artículo 108, parágrafo 2). Pídale la planilla de aportes del mes y guárdela con el documento soporte.

Un ejemplo en pesos

Una empresa de transporte paga en un mes $480.000 en servicios de carretera a personas que no facturan: despinches, lavados y un cargue a mano. Si su tarifa de renta es la general de las sociedades, el 35 % (Estatuto Tributario, artículo 240), esos gastos bien soportados le restan $168.000 de impuesto.

Concepto	Con documento soporte	Sin documento soporte
Gastos pagados	$480.000	$480.000
Se pueden deducir	$480.000	$0
Menos impuesto de renta (35 %)	$168.000	$0

En un año, a ese ritmo, son más de $2.000.000 de impuesto que se paga de más por no tener los papeles.

Errores que cuestan plata

1. Dejarlo para fin de mes. El documento se transmite en el momento de la compra o, si se acumula, a más tardar el último día hábil de la semana.
2. No pedir el NIT. Sin el número de identificación del proveedor, el documento no se puede hacer.
3. Hacer documento soporte a un proveedor que factura. Si está obligado a facturar, lo que va es su factura electrónica.
4. Pagarle a un empleado con documento soporte. Si hay relación laboral, va por nómina.

Preguntas frecuentes

¿Quién hace el documento soporte, el que vende o el que compra?

El que compra. El proveedor no está obligado a facturar, así que el comprador genera el documento para soportar su costo.

¿Es obligatorio?

Es la forma de soportar el costo cuando el proveedor no factura. Sin él, ese gasto no se puede deducir en la declaración de renta.

¿Puedo hacer un solo documento por varias compras?

Sí, si son al mismo proveedor dentro de la misma semana: se acumulan en un documento que se transmite a más tardar el último día hábil de esa semana.

¿Se puede hacer gratis?

Sí. La DIAN tiene un servicio gratuito de facturación que también genera el documento soporte.

Cómo se hace en Flete

En Flete, el documento soporte sale del mismo gasto. El conductor registra el gasto desde su celular, con la foto del recibo. Después, el administrador o el contador abre ese gasto y, en la pestaña Facturación, toca Generar documento soporte: el documento ya trae el valor y la descripción del gasto, y al escribir el NIT del proveedor Flete trae de la DIAN su nombre. Si hay que corregirlo, emite la nota de ajuste. Cómo registra el conductor ese gasto está en la ayuda, en registrar un gasto del viaje, y cómo se hace el documento, en hacer un documento soporte.

Los documentos llegan a la DIAN a través de Factus, el proveedor tecnológico de facturación electrónica, y gastan del mismo paquete de documentos que las facturas de venta.

Esta guía es informativa y no reemplaza la asesoría de un contador. Las normas citadas estaban vigentes el 13 de octubre de 2026.